Personalbemessung und Personalplanung
Für die Ermittlung des erforderlichen Personalbedarfes ist es erforderlich, dass
- die Aufgaben bekannt sind
- bekannt ist, wie oft die Aufgabe innerhalb eines Jahres anfällt
- bekannt ist, welche durchschnittliche Bearbeitungszeit für jede einzelne Aufgabe benötigt wird.
Diese Faktoren bestimmen die Zeit, die insgesamt zur Erfüllung aller Aufgaben benötigt wird.
Geht man davon aus, dass einem Bearbeiter pro Jahr eine bestimmte Arbeitszeit zur Verfügung steht, so lässt sich aus der erforderlichen Bearbeitungszeit und der Feststellung der jährlichen Anwesenheitszeit der Stelleninhaberinnen und Stelleninhaber der erforderliche Personalbedarf ermitteln. Diese Vorgehensweise ist am nachfolgenden Schema dargestellt:
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Die idealtypische Vorgehensweise für die Untersuchung von Organisationseinheiten lässt sich zusammenfassend wie folgt darstellen:
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Schritt
1
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Ermittlung
der Funktionsträger
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Schritt
2
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Aufgabenerfassung
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Schritt
3
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Mengenermittlung
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Schritt
4
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Erhebung
Arbeitsabläufe
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Schritt
5
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Ermittlung
der Bearbeitungszeiten
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Schritt
6
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Ermittlung
der jrl. Anwesenheitszeiten
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Schritt
7
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Festlegung
der Zuschläge
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Schritt
8
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Festlegung
des Personalreservebedarfes
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Schritt
9
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Durchführung
der Personalbedarfsrechnung
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Schritt
10
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Dokumentation
und Datenpflege
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Ergänzend zu unseren analytisch ermittelten Bearbeitungszeiten verwenden
wir für die Personalbemessung Ergebnisse aus Untersuchungen anderer
Verwaltungen und Unternehmen. Diesen Vergleichswerte stehen als abgeleitete
Bemessungswerte aus Vergleichsringen sowie aus verfügbaren Produkthaushalten
zur Verfügung.
In der Regel werden die Vergleichswerte als Verhältnis
der Personalkosten je Produktart zur Arbeitsmenge, zu Stellen der Verwaltung
oder zu Haushaltsvolumina ermittelt.
Wichtig für die Verwendung von Vergleichswerten ist daher die Wertermittlung auf der Basis von Produkten, um die Vergleichbarkeit zu sichern.
Für die Entscheidung, mit welchen Werten wir bei der Personalbedarfsberechnung rechnen, gilt grundsätzlich das Bestwertverfahren, da sich diese Werte in der Praxis bewährt haben und von daher in der Regel auch als Sollwerte akzeptiert werden können.
Die Ergebnisse unserer Personalbemessung binden wir - zur Sicherung der kostenwirksamen Umsetzung und zur Vermeidung von mittelfristigen Personalengpässen bei notwendigen kurzfristigen fluktuationserhöhenden Maßnahmen - in eine mehrjährige Personalplanung ein
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